GE'nin ünlü CEO'su Jack Welch'in bilindik sözüyle başlayalım:
"Çoğu şirketteki bütçeleme süreci; bir organizasyonun enerjisini, zamanını, eğlencesini ve büyük hayallerini emer."
Kurumsal firmalarda çalıştığım dönemlerde de Eylül Ekim aylarında CFO ofislerinde belli belirsiz bir gerginlik ve bıkkınlık kendini gösterirdi.
Yılın en meşakkatli ayları, korkulu rüya: Bütçe Dönemi !!!
Bütçeyi hazırlayıp sunan bölümler kadar, onlara veri sağlayan departmanlarda veya alt şirketlerde de aynı tedirginliği, aynı huzursuzluğu hissetmeniz büyük olasılıktır.
Tahminde bulunmak, öngörü yapmaya çalışmak ve sözler vermek işin zor bir tarafı olsa da herkes için çekilmez yanı, o excellerle veya o bütçe programı ile boğuşacak olmaktır.
Söz konusu bütçe yapmak olunca elimizde iki temel araç mevcut: ya excel kullanacağız ya da buna özel bir program.
CFO ofislerinde bütçe süreci için excel kullanılıyor olmasının temel sebebi, süreçten sorumlu kişilerin excele "alışkın" olmaları.
Tüm olumsuzluklarına rağmen, kendilerini konforlu alanda hissettikleri excel üzerinde bütçe yapmaya çalışmak; arabayı iterek ilerletmek gibi bir durum. Veya, İsviçre çakısındaki testere ile büyük bir ağacı kesmeye çalışmak , ya da aynı çakıdaki tornavida ile bir oda dolusu IKEA mobilyasını kurmaya çalışmak gibi.
Hepsinde de sonuca ulaşır mısınız? Evet. Ancak, excel o kadar çeşitli alanlarda fonksiyonlara sahip ki, sadece sizin bu alandaki isteklerinize özel bir program değil ve hiç bir zaman da olmayacak.
Bütçeyi excel üzerinde yöneten bir firma için, sürece baştan bakacak olursak:
i) İlk sorun; farklı departmanlardan toplanacak verinin aynı standartta hatta aynı formatta olması. Siz ne kadar kontrollü exceller gönderseniz de; bir şekilde o formatlar bozulur, satır/sütun açılır ve sizin kurduğunuz linkler kayar, kontrol edilmiş birbiriyle tutarlı veri alma şansınız çok azdır, kimin ne zaman dosyaları gönderdiği bilgisi sadece maillerde vardır......Bu liste uzar gider.
Hele ki bir de bütçe sürecinde versiyon çalışmaya başladığınızda; aldığınız excellerin hangi versiyona ait olduğu bilgisi de karışmaya başlayınca....
Anlatırken bile benim ruhum sıkıldı. Ama ne yazık ki durum bu.
Daha ilk adımda, bütçe ekibinin çözmesi gereken onca sorun ortaya çıktı.
ii) Diyelim ki; çok iyi bir veri toplama sistemi kurdunuz, verileri doğru ve zamanında topluyorsunuz.
İkinci sorun, bu verilerden beslenen, bir birine “linkli” onlarca excel dosyasına bu gelen excelleri linklemek zorundasınız.
Linkleseniz bile, ana bütçe dosyasını çalıştırmak için bu alt excelleri önceden açıp, çalıştırmanız; hatta çoğu zaman birlikte açık olmasını sağlamak zorundasınız.
Zaman zaman bu dosyalar o kadar büyüyor ki, hesaplamalar onlarca dakika sürebiliyor. Tabi şanssızsanız, arada exceller "patlıyor" ve tüm excelleri yeniden açıp tekrardan çalıştırmak zorunda kalıyorsunuz.
iii) Ayrıca, çeşitli hesaplamaları yaptırmak için makrolar yazıyorsunuz, ya da önceden başkası tarafından yazılmış makroları kullanıyorsunuz. Bu da yönetilmesi, sorun çıktığında çözülmesi zor konulardan bir tanesi.
iv) Yine tüm bu aşamaları geçtiniz diyelim. Son olarak, bütçeyi sunacağınız sunum exceline tüm bu datayı linklemeniz gerekecek. Ve oradan da en son sunum powerpoint'ine bunları aktarmanız. Değişen veya değiştirilmesi talep edilen en küçük bir rakam için, tüm süreci baştan yapmak durumundasınız.
v) Bunların yanı sıra, bütçe rakamlarında üst yönetim ile anlaşsanız dahi, bu bütçe rakamlarının versiyonlarının çalışılması sizden talep edilir. İyi versiyonda rakamlarımız ne olacak, kötü versiyonda ne? Bu durum, yukarıda bahsettiğimiz sürecin bir kaç kez tekrarlanması demek.
Sonuç olarak; tüm katkı sağlayanlar açısından, yoğun mesailerle geçen, yöneticinin çalışana, çalışanın yöneticiye, her ikisinin birden excel dosyalarına kızdığı; sinirleri yıpratan bir bütçe dönemi yaşanır.
Sonrasında da yıl içinde dua edilir ki, bütçe rakamlarında oynama, revizyon veya rolling forecast gibi; o kabus excellerin açılmasına sebep olacak bir durum yaşanmasın 😊
Eğer bütçe sürecini, bir yazılım üzerinden yürütüyorsanız ve bu program doğru kurgulanmamış ise, en az exceldeki kadar hatta ondan da sorunlu durumlarla karşı karşıya kalmanız mümkün.
Önce; bütçe ekibinin eli programa gitmemeye başlar. Yavaş yavaş bazı adımlar program dışında yapılır. Sonra neredeyse tüm süreç program dışına, yine excellere taşınır. Excelde çalışılır, ama üst yönetim programın kullanılmasını istediği için, ya sonuçlar ya da sonuçlara çok yakın veriler sisteme girilir. Benzer süreçleri sizlerin de yaşadığınızı biliyorum, çünkü bu tecrübeler ülkenin en büyük firmalarında dahi yaşanıyor.
Bir sonraki adım, kullanılan programla alakalı danışmanlık firmasının değiştirilmesi olur. Ancak gelen yeni danışmana işleyişi anlatmak, bazen deveye hendek atlatmaktan zor olur. Tam yeni danışman alıştı derken; bir bakmışsınız; rakip firmaya veya yurt dışına gitmiş. Yine sorunlarla karşı karşıyasınız.
Peki ne yapalım? En iyisi ekibe programın eğitimini aldıralım.. Bu süreç de kolay değil çünkü ekip içerisinde kimse tamamen o programdan sorumlu olmak, öyle bilinmek ve kariyerini öyle şekillendirmek istemez. Hepsinin hedefi CFO olmaktır ve CFO'luğa giden yol, bu programı öğrenmekten geçmemektedir.
En son çözümü, eğer bütçeniz, imkanınız varsa ekstra bir adamı sadece bu program için istihdam etmekte bulursunuz. Size kolaylık getirsin, sizi hızlandırsın, maliyetlerden kurtarsın diye alınan, lisansına ayrı danışmanlığına ayrı paralar ödediğiniz, onca zaman mesai harcadığınız program size ayak bağı olmuştur.
Ne yazık ki bir çok firma, tüm bunlara rağmen, sadece alışılmış bir işleyiş var diye, veya hesap vermekten çekindiği için bu acılı süreci yaşamaya, devam ettirmeye çalışmaktadır.
Oysa ki; excel kullanıyor olsanız da veya memnun olmadığınız bir ürünle çalışıyor olsanız da, böyle yamalı tamir etme çabaları yerine kökten ürünü değiştirmek; bakış açınızı değiştirmek veya en azından farklı bir yoruma kulaklarınızı açmak sizi bir çok yükten kurtarabilir.
Yazımın sonuna yaklaşırken, iğneyi de kendimize, sektörümüze batıralım. Maalesef danışmanlık firmalarımızda, işin mutfağından gelmemiş, çok az tecrübe ile, sadece ürünün eğitimini aldırarak çalıştırılan danışmanların varlığı; amacı sadece ürünü veya projeyi satmak olan satış ekiplerinin varlığı; elindeki kaliteli danışmanı tutamayan ve müşteriye onlarca farklı danışman gönderen yönetim anlayışının varlığı temel sorunlarımız. Bunlar da tüm danışmanlık dünyasının elini, ne yazık ki zayıflatan gerçekler.
Sonuç olarak, bütçe süreçlerinizi excellerle yönetiyor olsanız da veya doğru kurgulanmamış programlar kullanıyor olsanız da; bunlara yaptığınız yamalar, tamir çalışmaları; yönteminizi ve ürününüzü değiştirmekten daha maliyetli. Hem ödediğiniz yıllık danışmanlık ücretlerini, hem kaybettiğiniz insan kaynağını, hem harcadığınız mesaileri düşündüğünüzde; acaba başka bir ürün/yöntem mi düşünsek demek; akılcı bir yol olabilir.
Sevgilerimle
Ahmet Korkmaz
ahmet.korkmaz@fintarepm.com